Description du poste
NOUS RECHERCHONS UN/UNE SECRETAIRE DE DIRECTION
Les missions:
Apporter une aide permanente à la direction de l’Etablissement en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Faire le lien entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes.
Aide à la gestion des dossiers de médiation Résidents/Familles/Institution
DOMAINE D'ACTIVITES
1. Accueil téléphonique et physique au secrétariat de direction :
Renseigner les interlocuteurs et orienter si nécessaire les appels et demandes téléphoniques
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, les courriels et fax.
2. Réception et traitement du courrier journalier et messageries électroniques :
Réception, tri et enregistrement du courrier journalier des services administratifs
Suivi des revues mises en circulation dans les services
Réception et transmission des courriels aux services concernés
3. Organisation permanente de la vie professionnelle du directeur :
Organisation de l’agenda et prise des rendez-vous en fonctions des priorités du directeur
Rappel des informations importantes et transmission des messages
4. Gestion du courrier de la direction et de l’équipe de direction :
Rédaction, frappe et mise en forme de divers courriers et rapports.
5. Gestion des notes de service et d’information :
Rédaction, frappe, mise en forme et diffusion des notes par voie d’affichage et par courriel.
6. Organisation et planification des instances :
Conseil d’Administration, Comité Technique d’Etablissement, CHSCT, Conseil de la Vie Sociale, Commission de Coordination Gériatrique, Comité de Liaison Alimentation et Nutrition (CLAN), réunion des responsables de service
Préparation des ordres du jour en concertation avec la direction et l’équipe de direction,
Envoi des convocations
Prise de notes lors des Conseils d’Administration et des réunions mensuelles des responsables de service.
Rédaction des procès-verbaux, délibérations et comptes rendus en concertation avec la direction et l’équipe de direction
Tenue des classeurs des différentes instances et registre des délibérations
7. Suivi des projets et activités de la direction :
Participation à la mise en oeuvre de dossiers prioritaires : Renouvellement convention tripartite, plan directeur, plan canicule, rapports budgétaires, rapport de gestion ....
8. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
Mise en forme de tous types de courriers, rapport et documents divers (annuaire téléphonique intérieur, lettres types, affiches, invitations, menus festivités ......Elaboration de diaporamas
9. Classement et archivage des dossiers et documentations :
Mise en place d’un plan de classement sur support informatique
Scannage et classement des documents institutionnels sur support informatique (arrêtés, décisions budgétaires, rapports techniques, rapports analyses alimentaires
11. Communication externe - Organisation de manifestations diverses :
Réalisation d’invitations pour des manifestations diverses : arbre de Noël des enfants du personnel, voeux de nouvel an, départs à la retraite d’agents ...
Elaboration et mise en page du Journal interne
Autres détails
Profil recherché
Vous avez une expérience similaire
Maîtrise des logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, publisher)
Maîtrise des nouveaux supports de communication (Internet, messageries électroniques).
Application des règles de rédaction et de présentation des courriers administratifs
Transmission des informations
Gestion de la confidentialité des informations, discrétion
Sens de l’organisation, rigueur et priorisation des activités de secrétariat
Capacité de gérer son temps de la manière la plus efficace possible
Capacité d’apporter une contribution et une collaboration au sein de l’équipe de direction et des autres services pour la réalisation des dossiers en cours
Bonnes communications écrites et orales
Description de l'établissement
Bienvenue à l’EHPAD Public de Villefranche-sur-Mer
Etablissement médico-social autonome à statut public, l'EHPAD dispose de services répondant aux besoins des personnes autonomes, en perte d’autonomie, ou dépendantes, âgées de 60 ans et plus, seules ou en couple, ou de moins de 60 ans avec dérogation d’âge.
Situé dans un cadre unique et privilégié, l’EHPAD propose un accompagnement personnalisé en structure ou à domicile dans un souci constant du maintien de l’autonomie des personnes âgées, impliquant une recherche constante d´amélioration des pratiques d´accompagnement et la nécessité de donner du sens aux actes effectués au quotidien pour le bien-être des résidents.
L'EHPAD s'inscrit dans une démarche de bienveillance autour des résidents et du personnel.
Etablissement de la fonction publique hospitalière qui s'inscrit comme un acteur de la vie locale.
Les grilles de la fonction publique sont avantageuses avec des primes spécifiques (CTI, surcot prime specifique AS, prime forfaitaire AS, prime grand âge..)
CGOS et prestations intéressantes
Un plan de formation dynamique, possibilité d'être référent dans un domaine et ainsi valoriser sa profession
Participation aux frais de transport à hauteur de 75%
Ehpadpublic-villefranchesurmer.fr
2424 Bd Edouard VII
06230 VILLEFRANCHE SUR MER
04.93.01.17.00